Stampa Online ed Invio di Lettere: 5 passaggi dal file alla lettera

Quando si tratta di comunicare con i propri clienti o associati la lettera postale ancora svolge egregiamente il suo compito. Ricevere una busta, indirizzata a tuo nome, con una comunicazione (anche pubblicitaria) è tutto un altro affare rispetto all’email.
Ma come si procedere per stampa e invio lettere e comunicazioni se i destinatari sono numerosi? Oggi ti mostrerò come creare le lettere con 5 semplici passaggi, indifferentemente dal numero di destinatari.

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Cosa ti serve per la stampa ed invio lettere

Per questa “ricetta” ti bastano 2 “ingredienti”:

1. Microsoft Word
2. L’elenco dei destinatari in Excel

Se l’elenco destinatari è disponibile su un formato diverso ti indicherò i suggerimenti utili a risolvere il problema.

I 5 passaggi da seguire per la stampa ed invio lettere

La generazione di numerose lettere da inviare via posta la possiamo sintetizzare in questo modo:

1. Creazione del file per la stampa della lettera
2. Generazione dei destinatari sulla stessa lettera
3. Stampa, piegatura ed imbustamento (si tratta del processo che piega la lettera e la inserisce nella busta)
4. Affrancatura in base al servizio postale scelto

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Passaggio 1. Creazione del file di stampa.

Il file per la stampa è la comunicazione stessa da inviare. Di solito si crea su carta intestata. Non ci sono specifiche particolari per la lettera da spedire. Le uniche attenzioni da tenere in considerazioni sono

• Lasciare vuoto lo spazio in alto a destra per posizionare il “blocco destinatario”
• Impostare l’intestazione mittente in alto a sinistra per il “blocco mittente”

Basta utilizzare un editor come Word per impostare il layout con questa 2 caratteristiche.

Passaggio 2. Generazione dei destinatari.

In questo articolo ho scelto la soluzione più professionale per l’invio delle lettere: il “blocco destinatario” all’interno della lettera invece dell’etichetta adesiva. Basterà acquistare le buste bianche 11 cm x 23 cm (formato busta DL) di colore bianco con doppia finestra:

Questa soluzione ha 2 grandi vantaggi:

• È molto professionale. Le finestre recuperano mittente e destinatario direttamente dalla lettera
• È molto più semplice e veloce. Non è necessario attaccare alcuna etichetta

Per generare i destinatari ci viene in aiuto di nuovo Word con la stampa unione. Questa funzione ci permette di creare più documenti partendo dalla nostra lettera da spedire e dall’elenco destinatari. In pratica unisce la lettera da spedire con il nostro elenco destinatari in Excel generando tanti documenti quanti sono i destinatari.

Ecco i passaggi nello specifico:

1. Apri la lettera da spedire in Word
2. Accedi al menu LETTERE
3. Clicca INIZIA STAMPA UNIONE poi LETTERA
4. Clicca sul menu SELEZIONA DESTINATARI poi USA UN ELENCO ESISTENTE
5. Selezioni il nostro file in Excel ed alla conferma avrai subito un anteprima
6. Clicca FINALIZZA E UNISCI poi STAMPA TUTTO per generare il documento da stampare
7. Ottimo! Hai generato tutti i documenti da stampare ed imbustare.

Se il tuo elenco destinatari non è nel formato Xlsx o Xls puoi tranquillamente crearlo tu. Excel ti permette di importare i dati da un semplice file di testo. Basta dividere le colonne da importare con un carattere di tabulazione o un punto e virgola. Per rimanere sul tema centrale dell’articolo non mi dilungo oltre su questo argomento, ma puoi tranquillamente contattarmi per avere maggiori informazioni.

Passaggio 3. Stampa, piegatura ed imbustamento.

Questo è il primo passaggio fisico. Dopo aver generato i documento con il destinatario puoi procedere ad una semplice stampa laser. Per sicurezza prima di fare la stampa completa, fai delle prove. Stampa un solo documento, piegalo in 3 (piega ogni 10 cm circa), ed imbustalo. Assicurati che i blocchi mittente e destinatario coincidono con le finestre della busta. In questo passaggio ti renderai conto che anche l’altezza della piega è importante per far coincidere i blocchi mittente e destinatario con le finestre. Inoltre, ovviamente, effettua la piegatura in modo che i blocchi siano nella parte frontale del documento piegato.

Se non c’è coincidenza tra i blocchi mittente e destinatario con le finestre, aggiusta l’altezza della piegatura oppure intervieni sul layout del documento ed effettua nuovamente il punto 6 del passaggio 2. Dopo aver perfezionato il documento, procedi alla stampa ed all’imbustamento completo. Alla fine procedi con la chiusura delle buste. Per le buste con lo strato di colla, puoi utilizzare una spugnetta umida da passare velocemente sopra la chiusura.

In alternativa all’operazione manuale puoi utilizzare un’imbustatrice automatica. Tuttavia sono degli strumenti molto costosi, valuta questa opzione solo se hai dei volumi di posta veramente elevati.

Passaggio 4. Affrancatura in base al servizio postale scelto.

A questo punto non ti rimane che affidare ad un operatore postale le tue lettere pronte per la consegna. Potrai utilizzare diversi servizi come la postatarget oppure visita la sezione dedicata a corrispondenza e lettere sul nostro sito.

Alcune curiosità sulla stampa ed imbustamento

• Il processo di imbustamento è l’inserimento della lettera già piegata nella busta. Il termine corretto è “imbustare” e non “inbustare”.
• In alternativa alle buste con finestra è possibile utilizzare le etichette adesive pretagliate su fogli A4 oppure stampare direttamente sulla buste. Entrambe le alternative sono più costose e meno agevoli.
• L’imbustamento automatico è utile per volumi di migliaia di pezzi al mese. L’imbustatrice automatica, inoltre, effettua anche la piega del foglio.

Il processo di stampa piega ed imbustamento con l’ausilio di Word ed un file destinatari è molto semplice. Puoi lavorare decine e centinaia di lettere. Nel descrivere il processo di lavorazione ho cercato di essere il più semplice possibile, lasciami un tuo feedback per migliorare questo articolo e renderlo il più dettagliato possibile.

In caso di volumi alti oppure se preferisci affidare a professionisti questo tipo di lavorazioni contattami o visita la pagine dedicata a corrispondenza e lettere dove troverai ulteriori dettagli sulla stampa, piegatura ed imbustamento.